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項(xiàng)目需求（一）項(xiàng)目背景行政審批檔案是運(yùn)營、管理及風(fēng)險(xiǎn)追溯的重要依據(jù)。為規(guī)范行政審批檔案管理，提升檔案利用效率，保障檔案資料的完整性與安全性，現(xiàn)擬啟動(dòng)行政審批檔案數(shù)字化采購工作，通過專業(yè)服務(wù)對天津市規(guī)劃和自然資源局濱海新區(qū)分局2018-2024年行政審批檔案進(jìn)行拆卷、審核、掃描、圖像處理、著錄、系統(tǒng)掛接等工作，為后續(xù)管理及運(yùn)營提供高效檔案支撐。（二）服務(wù)內(nèi)容針對天津市規(guī)劃和自然資源局濱海新區(qū)分局現(xiàn)存2018年-2024年行政審批6500盒，約18萬卷，折合A4幅面紙張約247萬頁的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化加工，具體包括：拆卷，掃描，圖像處理，數(shù)字化存儲(chǔ)，掛接系統(tǒng)及檔案歸還（數(shù)字化前處理，檔案數(shù)字化處理，數(shù)據(jù)掛接及檔案歸還）等工作，確保檔案信息的真實(shí)性、安全性、完整性、可用性與可追溯性。（三）服務(wù)要求1掃描加工要求：（1）檔案掃描前應(yīng)按檔案管理相關(guān)規(guī)定，逐卷逐件進(jìn)行檢查，對不符合要求的檔案要重新整理。該崗位人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，按照工作標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)真審核把關(guān)，從檔案封面到檔案內(nèi)容逐項(xiàng)審查。（2）拆分檔案時(shí)應(yīng)撫平邊角，頁面破損的檔案應(yīng)先進(jìn)行裱糊修復(fù)后再進(jìn)行掃描。（3）采用最為可靠的掃描設(shè)備和掃描方式完成檔案掃描，避免紙張褶皺、撕裂、破損等情況的發(fā)生。（4）如遇到檔案紙張質(zhì)地脆弱，不適合反復(fù)拆裝訂的檔案，應(yīng)采用不拆卷掃描設(shè)備和方式進(jìn)行掃描（須提出具體掃描方案，否則該項(xiàng)為不響應(yīng)）。（5）掃描時(shí)，應(yīng)根據(jù)紙張質(zhì)地、底色、薄厚程度等因素，設(shè)置最佳的掃描參數(shù)，保證圖像掃描效果，并將已掃描完成的圖像按要求格式予以轉(zhuǎn)換。2掃描圖像質(zhì)量要求掃描后的原始圖像需要進(jìn)行優(yōu)化處理，使得成品圖像清晰、端正。根據(jù)檔案掃描后的具體情況，要進(jìn)行如下圖像處理：（1）圖像歪斜：采用自動(dòng)或手動(dòng)糾偏功能，調(diào)整圖像角度。圖像偏斜度不超過1度，對方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。（2）圖像臟點(diǎn)、臟斑：對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循保持檔案原貌的原則。（3）圖像黑邊：圖像頁面應(yīng)整潔、美觀，對于掃描后可能產(chǎn)生的圖像黑邊應(yīng)予以去除，但應(yīng)注意避免損傷圖像內(nèi)的文檔內(nèi)容信息。3編目歸檔要求（1）為紙質(zhì)檔案編制目錄（含項(xiàng)目名稱、檔案編號、資料名稱、形成日期、保管期限等信息），對電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)；（2）檔案目錄數(shù)據(jù)著錄按照《檔案著錄規(guī)則》(DA／T18)的要求進(jìn)行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，保證目錄數(shù)據(jù)100%完整、準(zhǔn)確、規(guī)范。4檔案裝訂要求檔案掃描完成后，要進(jìn)行細(xì)致認(rèn)真的裝訂。具體裝訂要求如下：（1）遵循盡可能保持檔案原貌的原則，對掃描后的檔案進(jìn)行裝訂。檔案裝訂按照歷史檔案原有的裝訂方向進(jìn)行，不可更換裝訂的位置（如：改左裝訂為右裝訂）。并盡可能地按照原來的裝訂孔位進(jìn)行裝訂，盡量不要新打孔裝訂。（2）裝訂前應(yīng)細(xì)致檢查檔案頁面，確保內(nèi)頁排序正確，注意剔除金屬裝訂物，注意裱糊破損處，避免裱糊頁與其他頁面粘連。如遇裝訂頁大小不符合標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)進(jìn)行裱糊或剪裁，以保證裝訂后卷內(nèi)紙張大小一致。（3）對于裝訂時(shí)有頁面必須進(jìn)行折疊的情況，應(yīng)以盡可能地減少折痕數(shù)為原則，能不折疊就盡量不折疊。（4）檔案裝訂應(yīng)遵循“兩對齊”要求，即裝訂線一側(cè)邊緣對齊，檔案內(nèi)頁下邊緣對齊。5裝盒要求對達(dá)到裝盒要求的案卷及時(shí)下架，按檔案分類、檔案編號順序和檔案盒容量裝盒，裝盒結(jié)束后，及時(shí)將案盒按檔案分類、檔案編號及檔案盒的順序有序上架擺放，并根據(jù)空間需要進(jìn)行檔案盒位置調(diào)整。6檔案上下架要求對入庫的掃描檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對、登記并及時(shí)上架，上架按檔案分類、檔案案號順序有序擺放，并根據(jù)案卷空間需要進(jìn)行案卷位置調(diào)整。7成果交付：提交整理完成的紙質(zhì)檔案（含裝訂、裝盒）、電子檔案（含存儲(chǔ)介質(zhì)，存儲(chǔ)介質(zhì)須有1套備份）及檔案目錄清單，配合完成檔案上架交接工作。（四）服務(wù)人員要求1由供應(yīng)商負(fù)責(zé)，根據(jù)現(xiàn)場實(shí)際工作量確定駐場員工人數(shù)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化各流程等工作。2要求駐場人員具有良好素質(zhì)和工作業(yè)務(wù)能力且為本單位員工。3項(xiàng)目負(fù)責(zé)人具有三年以上檔案數(shù)字化服務(wù)管理工作經(jīng)驗(yàn)，有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力，能夠嚴(yán)格按合同要求組織所屬人員完成檔案數(shù)字化服務(wù)等工作。4項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需做好日常檔案數(shù)字化服務(wù)的管理，嚴(yán)格落實(shí)專業(yè)檔案管理規(guī)范和制度，做好各項(xiàng)工作記錄、登記、統(tǒng)計(jì)，自覺接受采購人的檢查，確保服務(wù)達(dá)到質(zhì)量要求。5項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需做好所屬人員隊(duì)伍的管理，不得違反采購人各項(xiàng)管理規(guī)定和保密規(guī)定，保持良好的辦公秩序。6供應(yīng)商應(yīng)提供完備的檢查、考核、獎(jiǎng)勵(lì)、處罰、培訓(xùn)和各崗位相關(guān)管理制度以及處理各種突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案。7檔案人員上崗前必須簽訂保密承諾書。8每位工作人員必須填寫每天的工作記錄（時(shí)間、內(nèi)容、數(shù)量等），作為保密工作檢查的依據(jù)。9工作中遇到突發(fā)或緊急情況，駐場專員需盡快處理，如無法解決，投標(biāo)人需在24小時(shí)內(nèi)派專人予以解決。（五）其他要求1安全保密要求（1）確保在掃描過程中不對檔案原件造成二次損傷，必須保證檔案內(nèi)容與檔案載體的安全，檔案不得丟失、泄密、損壞。（2）加強(qiáng)人員管理，工作時(shí)間禁止會(huì)客，不得將外人帶進(jìn)工作區(qū)域，嚴(yán)禁在工作場地使用手機(jī)、U盤、移動(dòng)硬盤等具有拍照和存儲(chǔ)功能的電子產(chǎn)品。（3）加強(qiáng)安全管理，安防人員要確保工作場地內(nèi)的電器安全運(yùn)行。隨時(shí)檢查電源、照明、空調(diào)等設(shè)備是否正常，防止漏電、漏水和電源故障。（4）數(shù)字化工作人員不得對數(shù)字文件進(jìn)行個(gè)人留存更不得用作他用，嚴(yán)禁擅自將數(shù)字化加工場所內(nèi)的物品帶離現(xiàn)場。（5）工作人員不得在數(shù)字化加工場所內(nèi)從事與數(shù)字化無關(guān)的活動(dòng)，嚴(yán)禁在數(shù)字化加工區(qū)內(nèi)喝水、進(jìn)食、吸煙等，嚴(yán)禁攜帶火種進(jìn)入數(shù)字化加工場所。（6）各項(xiàng)工序產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，均需存入采購人指定的存儲(chǔ)器，加工人員不得對數(shù)據(jù)進(jìn)行拷貝、備份，工作結(jié)束后應(yīng)將所有涉及采購人資料的數(shù)據(jù)或加工文檔交其保管并簽收，所有留在計(jì)算機(jī)上的數(shù)據(jù)必須在采購人技術(shù)人員的現(xiàn)場監(jiān)督下做徹底銷毀。2保密要求（1）供應(yīng)商須與采購人簽訂檔案安全保密協(xié)議，提供全部工作人員身份資料。（2）供應(yīng)商必須嚴(yán)格遵守《中華人民共和國保密法》、《保密守則》以及《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)規(guī)定，檔案原件處理完成后必須立即原樣歸還，不得損壞和丟失檔案原件，不得以任何方式泄露檔案信息的內(nèi)容，不得私自復(fù)制任何檔案文件，不得將復(fù)制的檔案文件偷帶出工作場所。（3）檔案數(shù)字化加工后的各種影像、資料所有權(quán)屬采購人，檔案數(shù)字加工服務(wù)管理系統(tǒng)、各種設(shè)備、統(tǒng)計(jì)資料、影像資料、光盤資料、紙質(zhì)資料及各種清單等在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)都必須完整移交采購人。（4）工作人員不得以任何形式將各項(xiàng)設(shè)備、檔案資料帶出指定工作現(xiàn)場，不得以任何形式進(jìn)行泄漏、傳播，不得無故查看及討論檔案內(nèi)容；同時(shí)，還應(yīng)保持工作環(huán)境整潔、衛(wèi)生。（5）對于廢紙的處理，數(shù)字化處理過程中產(chǎn)生的廢紙必須存放在指定的紙箱內(nèi)，每星期集中清理一次，清理時(shí)要安排專人對紙張進(jìn)行仔細(xì)檢查，確保其中沒有夾帶任何檔案文件后，交由采購人工作人員統(tǒng)一處理。3售后服務(wù)要求（1）中標(biāo)供應(yīng)商應(yīng)設(shè)置24小時(shí)急修電話，現(xiàn)用檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)出現(xiàn)運(yùn)行故障能在24小時(shí)內(nèi)到達(dá)現(xiàn)場，并排除故障。（2）質(zhì)保期為項(xiàng)目驗(yàn)收合格之日起1年。質(zhì)保期內(nèi)免費(fèi)為采購人提供技術(shù)、售后服務(wù)。質(zhì)保期內(nèi)，采購人發(fā)現(xiàn)有數(shù)據(jù)不可用或其他質(zhì)量問題等情況，中標(biāo)單位應(yīng)立即對相應(yīng)部分?jǐn)?shù)據(jù)進(jìn)行處理，保證采購人正常使用。（3）中標(biāo)單位應(yīng)保證在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成所要求的服務(wù)內(nèi)容，并保證服務(wù)成果