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1項(xiàng)目需求書（一）項(xiàng)目背景本次項(xiàng)目涉及1萬冊流動人員人事檔案，為落實(shí)人社廳發(fā)〔2018〕102號《人力資源社會保障部辦公廳關(guān)于加快推進(jìn)流動人員人事檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)意見》和《市人社局關(guān)于印發(fā)流動人員檔案信息化建設(shè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的通知》等文件要求，加快推進(jìn)流動人員人事檔案信息化建設(shè)，提升檔案管理服務(wù)水平，進(jìn)一步簡化優(yōu)化檔案管理服務(wù)，現(xiàn)通過競爭性磋商方式選擇信息化建設(shè)服務(wù)單位。本項(xiàng)目所屬行業(yè)為軟件和信息技術(shù)服務(wù)業(yè)。（二）建設(shè)任務(wù)要求1、人事檔案共計(jì)1萬冊。2、服務(wù)地點(diǎn)：采購人指定地點(diǎn)。3、供應(yīng)商主要工作內(nèi)容包含：檔案交接、分類前處理、著錄目錄信息、生成并粘貼條形碼、檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、信息采集、裝訂、總質(zhì)檢、客戶質(zhì)檢、歸還上架、數(shù)據(jù)備份、通過數(shù)字化加工掃描實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化數(shù)據(jù)存儲，并將電子數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，進(jìn)行統(tǒng)一管理利用等。4、供應(yīng)商按照GB/T32623-2016、DB12/T30088-2024給出的規(guī)則，進(jìn)一步完善流動人員人事檔案管理服務(wù)事項(xiàng)、工作流程、操作標(biāo)準(zhǔn)、管理制度等體系建設(shè)，確保本市流動人員人事檔案管理同一事項(xiàng)、同一流程、同一標(biāo)準(zhǔn)、同一格式，實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、便民化，為提升檔案公共服務(wù)能力、提高服務(wù)質(zhì)量和效率提供基礎(chǔ)保障。5、本項(xiàng)目結(jié)算量以實(shí)際驗(yàn)收合格的檔案冊數(shù)為準(zhǔn)。（三）項(xiàng)目場地及人員要求1、供應(yīng)商負(fù)責(zé)安排加工場地、加工過程中使用的辦公用品。2、場地面積不小于100平方米。3、供應(yīng)商負(fù)責(zé)加工過程使用的電腦、打印機(jī)、掃描儀、服務(wù)器等設(shè)備及相關(guān)耗材。4、供應(yīng)商需設(shè)定項(xiàng)目工作責(zé)任人，負(fù)責(zé)實(shí)施現(xiàn)場整個(gè)工作流程管理與協(xié)調(diào)2工作，主動及時(shí)解決有關(guān)問題，如無特殊原因，不得隨意更換。5、技術(shù)負(fù)責(zé)人（1名）：本科及以上學(xué)歷，持有相關(guān)崗位技能證書；無失信記錄、犯罪記錄；具備5年（含5年）以上檔案數(shù)字化加工的工作管理經(jīng)驗(yàn)；承諾常駐本項(xiàng)目服務(wù)，不兼管其他項(xiàng)目；須為投標(biāo)單位正式員工。6、質(zhì)量負(fù)責(zé)人（4名）：具有相關(guān)項(xiàng)目的工作經(jīng)驗(yàn)；項(xiàng)目成員均無失信記錄、犯罪記錄；須為投標(biāo)單位正式員工。7、供應(yīng)商負(fù)責(zé)檔案交接、歸還上架過程中的物流和勞務(wù)。（四）檔案整理要求根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，《干部人事檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細(xì)則》、《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》、《市人社局關(guān)于印發(fā)流動人員檔案信息化建設(shè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的通知-檔案數(shù)字化整理加工規(guī)范》和人事檔案整理相關(guān)法規(guī)工作的規(guī)范要求，對檔案進(jìn)行鑒別、分類，按相關(guān)規(guī)定對檔案材料進(jìn)行排序整理，拆除檔案的裝訂線，去掉夾雜在檔案中的曲別針、大頭針、訂書針等物品，對部分破損嚴(yán)重的檔案進(jìn)行裱糊修復(fù)處理，提高掃描效率，減少掃描儀故障。具體要求如下：1、檔案進(jìn)出庫交接必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案進(jìn)出庫管理制度。供應(yīng)商必須在加工場所設(shè)立臨時(shí)檔案庫房，建立管理制度，指定專人管理檔案實(shí)體，并建立《借用檔案審批單》、《歸還檔案登記表》等工作流程單，做好調(diào)檔交接等各環(huán)節(jié)的登記工作。對于因流動人員辦理檔案相關(guān)業(yè)務(wù)，需要暫時(shí)提取檔案或檔案材料供應(yīng)商需安排專人專車進(jìn)行運(yùn)送，按照辦理時(shí)間送至總部及各分部辦理業(yè)務(wù)現(xiàn)場，并負(fù)責(zé)保障檔案和檔案材料的安全。2、流動人員人事檔案分類和排序必須嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，檔案材料的范圍包括：(1)履歷材料；(2)自傳材料；(3)考察、考核、鑒定材料；(4)學(xué)歷、學(xué)位及相關(guān)認(rèn)證材料；3(5)培訓(xùn)材料；(6)職業(yè)（任職）資格、評（聘）專技術(shù)職稱（職務(wù)）材料；(7)反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；(8)政治歷史情況的審查材料；(9)更改（認(rèn)定）姓名、民族、籍貫、國籍、參加中國共產(chǎn)黨及中國共產(chǎn)主義青年團(tuán)時(shí)間、參加工作時(shí)間等材料；(10)參加中國共產(chǎn)黨、中國共產(chǎn)主義青年團(tuán)及民主黨派的材料；(11)表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料；(12)涉紀(jì)涉法材料；(13)錄（聘）用、任免、調(diào)動、轉(zhuǎn)業(yè)（復(fù)員）、退（離）休、辭職辭退等材料；(14)工資、待遇材料；(15)出國（境）材料；(16)中國共產(chǎn)黨黨員代表大會、人民代表大會、中國人民政治協(xié)商會議、人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會議及民主黨派代表會議形成的材料；(17)健康檢查和處理工傷事故材料；(18)其他有參考價(jià)值的材料。對于以上十大類材料要求準(zhǔn)確分類后進(jìn)行目錄錄入、掃描、圖像處理等環(huán)節(jié)，非十大類材料按照作用進(jìn)行“承辦材料”、“不歸檔材料”著錄并掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)采集。3、起釘、拆分，保證紙張的平整、撫平邊角，確保在圖像采集時(shí)可以采集完整圖片。4、制作檔案數(shù)字化工作流程單，注明每卷檔案的加工流程及其他的特殊情況。5、流動人員人事檔案裝訂需由供應(yīng)商提供隔頁紙、封皮封底、裝訂線等耗材，裝訂必須結(jié)實(shí)牢固且符合檔案整理部門所規(guī)定的材料規(guī)范要求。（五）數(shù)字化加工掃描流程及質(zhì)量要求4數(shù)字化掃描工作要遵循以下總則：嚴(yán)格管理，明確責(zé)任，落實(shí)安全保密管理機(jī)制和質(zhì)量管理機(jī)制，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全，確保各環(huán)節(jié)工作符合質(zhì)量要求，建立完整、規(guī)范的工作記錄。數(shù)字化掃描標(biāo)準(zhǔn)符合《市人社局關(guān)于印發(fā)流動人員檔案信息化建設(shè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的通知-檔案材料影像采集規(guī)范》。具體工作包括數(shù)字化前處理、目錄著錄、檔案掃描、圖像處理、質(zhì)量自檢、信息采集、檔案裝訂，并確保掃描圖像的質(zhì)量，確保人事檔案數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性，保證檔案及其檔案信息的安全。1、數(shù)字化前處理供應(yīng)商要在掃描前先檢查案卷質(zhì)量并按規(guī)范進(jìn)行整理、確定掃描范圍、以保證數(shù)字檔案與實(shí)體檔案的對應(yīng)。應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況做好數(shù)字化前處理工作，以確保數(shù)字化加工質(zhì)量。具體要求是：（1）檔案進(jìn)出庫交接必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案進(jìn)出庫管理制度。供應(yīng)商必須在加工場所設(shè)立正式檔案庫房，配置加鎖的檔案柜，并建立起嚴(yán)格的管理制度，指定專人管理實(shí)體檔案，做好調(diào)檔的交接登記工作，確保檔案安全，萬無一失。（2）分類整理對實(shí)體檔案進(jìn)行類別的拆分，主要分為三個(gè)大類：主卷材料（一到十大類）、承辦材料、不歸檔材料，并在材料關(guān)鍵位置標(biāo)注重要信息。主卷材料根據(jù)材料的主要內(nèi)容或用途進(jìn)行分類，按照《流動人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)范》（GB/T32623-2016)中關(guān)于分類的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。承辦材料指在辦理業(yè)務(wù)過程中形成的承辦手續(xù)材料，在人事檔案轉(zhuǎn)出時(shí)在人才中心留存。不歸檔材料指按材料性質(zhì)和功能不能歸入十大類，是主卷材料的重復(fù)件等，屬于人事檔案材料，人事檔案轉(zhuǎn)出時(shí)隨同主卷一并轉(zhuǎn)走。2、目錄著錄應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)目錄采集的內(nèi)容和要求，按照《GBT32623-2016流動人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)范》正確的完成錄入工作。如發(fā)現(xiàn)錄入信息存在有分歧的地方，必須與采購人溝通確定。對紙質(zhì)材料按照人事檔案一到十大類的順