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1采購需求一、項目名稱：長沙市消防救援支隊檔案規(guī)范化管理服務(wù)外包項目二、項目預(yù)算：92708100元三、服務(wù)內(nèi)容：為落實國家消防救援局、國家檔案局聯(lián)合下發(fā)的《國家綜合性消防救援隊伍檔案管理規(guī)定》，國家局下發(fā)的《關(guān)于切實加強檔案工作的通知》等文件要求，實現(xiàn)支隊本級檔案歸口管理、規(guī)范有序，提升檔案管理規(guī)范化、信息化、科學(xué)化水平，辦公室擬聘請專業(yè)檔案服務(wù)外包公司做好以下工作：（一）配合做好檔案移交根據(jù)有關(guān)規(guī)定，各單位的全部檔案應(yīng)當(dāng)依法集中、統(tǒng)一管理，由于歷史原因，目前支隊大部分執(zhí)法、基建、采購等檔案尤其是改革轉(zhuǎn)隸前的建審、驗收檔案（約200000冊，量非常大）尚未做移交，仍由業(yè)務(wù)處室管理，未由辦公室統(tǒng)一管理，該部分檔案擬由檔案服務(wù)外包公司認(rèn)真核對每本檔案里內(nèi)容和圖紙是否完整，重新進行清點造冊，以便相關(guān)處室與辦公室進行移交。（二）做好2024年度檔案整理歸檔擬由檔案服務(wù)外包公司將支隊本級2024年度檔案資料（含文書、人事、專業(yè)、采購等類別）進行整理歸檔，并將文書檔案進行數(shù)字化掃描。（三）配合做好檔案管理工作由檔案服務(wù)外包公司安排3名人員，配合支隊檔案管理干部和檔案專職管理員，常駐支隊做好支隊綜合檔案室、特勤檔案室和虹橋檔案室的管理工作以及支隊本級檔案的管理工作，服務(wù)人員需明確崗位職責(zé)，定崗定責(zé)，不得存在交叉管理的情況。四、服務(wù)要求：序號服務(wù)名稱技術(shù)規(guī)格單位數(shù)量單價限價（元）小計限價（元）說明1檔案著錄（需要移交）1、以卷為單位的專業(yè)檔案、科技檔案、采購檔案等應(yīng)按要求分別著錄案卷級目錄和卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)圖紙目錄；2、著錄生成相應(yīng)檔號，如“WS·永久-2019-辦公室-0001”等；3、著錄后打印出新紙質(zhì)目錄，替換原有目錄；4、文書檔案和圖紙檔案規(guī)范化整理（案卷重新排序、編號等）；卷2*64000數(shù)量：根據(jù)項目需求進行確定；此為暫估數(shù)量，結(jié)算環(huán)節(jié)需據(jù)實支付。25、按照要求移交（含搬運上架）給支隊、數(shù)據(jù)遷移、備份。（含檔案移交時，檔案運輸轉(zhuǎn)運箱、打包耗材材料、轉(zhuǎn)運車輛及人工勞務(wù)搬運費、其他潛在費用，如過路費、設(shè)備租賃費叉車、推車等。）22024年支隊新增檔案整理和著錄（不需要移交）依據(jù)各門類檔案根據(jù)相關(guān)規(guī)定，進行規(guī)范化整理。1、以卷為單位的科技檔案、人事檔案、會計檔案、專業(yè)檔案應(yīng)按要求分別著錄案卷級目錄和卷內(nèi)文件目錄；2、著錄生成相應(yīng)檔號，如“WS·永久-2019-辦公室-0001”等；3、著錄后打印出新紙質(zhì)目錄；4、數(shù)據(jù)遷移、備份（含搬運上架）。卷34672300104016003A4紙張（圖紙）數(shù)字化掃描1、檔案數(shù)字化前處理；2、掃描分辨率:≥300dpi，掃描模式:彩色模式或24位真色彩掃描；3、圖片命名:以“檔號+頁(張)號”模式命名；4、保存格式:jpg；5、圖片處理:對圖片進行祛除黑邊，黑點等處理，合理加深圖文痕跡；6、圖像整合:將已經(jīng)處理好的圖片以件為單位進行整合成pdf、ofd兩種格式儲存文檔；7、數(shù)據(jù)遷移、檔案級藍光光盤備份。卷3100200062000004裝訂2024年支隊新增檔案1、2024年支隊新增的檔案以卷或件為單位，用指定檔案盒存儲、檔案盒打印、；2、裝訂需符合湖南省檔案館檔案進館管理相關(guān)要求。卷4834125060425005合計92708100注：1以上價格已包含人員服務(wù)費、稅費等費用。2供應(yīng)商報價時數(shù)量不可變動，單價與小計報價不得超過采購項目單價限價與小計限價、投標(biāo)總報價不得超過采購項目最高限價，否則視為無效投標(biāo)。五、其他服務(wù)要求：1、檔案整理、歸檔、數(shù)字化基本環(huán)節(jié):檔案交接檔案轉(zhuǎn)運、檔案前處理、檔案掃描、圖像處理、條目著錄(兩級目錄數(shù)據(jù)庫人工著目)、圖像質(zhì)檢、格式轉(zhuǎn)換、編目建庫、整理裝訂、貼封條蓋章、裝盒、總質(zhì)檢、客戶質(zhì)檢、消毒、歸還上架，數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)備份、打印并裝訂目錄冊等各項工作,最終形成可供檔案管理系統(tǒng)查詢調(diào)閱的電子影像，實現(xiàn)檢索信息與相3應(yīng)的電子影像對應(yīng)鏈接；2、項目開展期間，工作日每天至少派3名公司職工進駐開展數(shù)字化加工，時間為每天8小時；3、項目竣工驗收(專家驗收、項目審計)等工作；4、其他合理化工作需求。六、驗收標(biāo)準(zhǔn)及方法本項目按照《長沙市消防救援支隊政府采購管理暫行規(guī)定》等相關(guān)文件規(guī)定組織驗收。項目驗收不合格，由成交供應(yīng)商返工直至合格，有關(guān)返工、再行驗收，給采購人造成的損失等費用均由成交供應(yīng)商承擔(dān)。連續(xù)兩次項目驗收不合格的，采購人可終止合同，另行按規(guī)定選擇其他供應(yīng)商采購，由此帶來的一切損失由成交供應(yīng)商承擔(dān)。七、服務(wù)時間及地點：1服務(wù)時間：簽訂合同后1年內(nèi)完成。2服務(wù)地點：采購人指定地點。八、結(jié)算方法：1．付款人：長沙市消防救援支隊2．付款方式：簽訂合同后支付合同金額的30%，驗收合格且服務(wù)評價不得低于良好（詳見服務(wù)評價表），支付合同金額的65%，服務(wù)期滿一年支付合同金額的5%。九、其他要求1成交供應(yīng)商在服務(wù)過程中須留存服務(wù)記錄，并提交采購人，由采購人蓋章及項目負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2在服務(wù)期限內(nèi)，成交供應(yīng)商應(yīng)向采購人提供7×24小時實時技術(shù)支持。成交供應(yīng)商有責(zé)任在服務(wù)期限內(nèi)提供24小時熱線電話、現(xiàn)場響應(yīng)以及Email和傳真支持服務(wù)，對于接到的采購人的技術(shù)咨詢，應(yīng)在2小時內(nèi)提出解決方案。3本項目所有的加工數(shù)據(jù)成品知識產(chǎn)權(quán)為采購人所有。成交供應(yīng)商在實施本項目時不得侵犯他人（法人）合法權(quán)益，所使用的開發(fā)工具以及軟件、所采用的插件、控件不得有侵犯他人（法人）知識產(chǎn)權(quán)的行為，否則由此產(chǎn)生的糾紛及相關(guān)責(zé)任均由成交供應(yīng)商全部承擔(dān)。4成交供應(yīng)商需提交保密承諾函，所有參與項目技術(shù)人員必須簽訂并履行服務(wù)保密協(xié)議，項目實施過程中以及項目實施結(jié)束后均須遵從協(xié)議做好安全保密工作。5服務(wù)評價表類別優(yōu)良中合待提指標(biāo)描述4備注：1、服務(wù)態(tài)度，全年無任何投訴，評為優(yōu)秀；因服務(wù)態(tài)度不佳、責(zé)任心不強、處理問題不積極被投訴1-2次評為良好；3-4次（包含4次）評為中等；4-5次（包含5次）評為合格；6起以上評為待提升。出現(xiàn)保密意識不到位1次情況直接評為待提升。2、服務(wù)效率，借閱、歸還等需求全年無延期完成評為優(yōu)秀，延期完成1-2次（包含2次）評為良好；3-4次評為中等；4-5次（包含5次）評為合格；6次以上評為待提升。檔案整理、清點未按時限要求完成直接評為待提升。3、服務(wù)質(zhì)量，各類檔案整理、歸檔、管理、清點、擺放等無錯誤，評為優(yōu)秀；發(fā)現(xiàn)錯誤1-2處（包含2處）評為良好；3-4處（包含4處）評為中等；4-5處（包含5處）評為合格；6處以上評為待提升。針對上述項目要求，供應(yīng)商應(yīng)在響應(yīng)文件中進行回應(yīng)，并作出承諾及說明。秀好等格升服務(wù)態(tài)度1、員工是否友好、熱情、耐心并認(rèn)真傾聽需求。2、工作是否細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)、守信、責(zé)任心強，清楚自己的責(zé)任。3、是否能夠積極處理解決問題4、保密意識是否到位。服務(wù)效率1、檔案整理、清點是否按時限要求完成。2、檔案借閱、歸還等需求是否及時響應(yīng)。服務(wù)質(zhì)量1、整理質(zhì)量：是否做到分類科學(xué)、編號規(guī)范、裝訂整齊。2、管理質(zhì)量：是否按照檔案管理的規(guī)定要求落實出入庫等日常管理。3、檔案清點質(zhì)量：各類檔案清點是否準(zhǔn)確無誤，是否建立準(zhǔn)確的目錄，是否配合完成移交工作。4、分類擺放質(zhì)量：是否按照既定方案落實檔案的分類擺放建設(shè)單位意見