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安徽省煙草公司安慶市公司檔案數(shù)字化項目(二次)招標(biāo)公告采購需求.docx

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安慶市 2025-04-30 22KB 業(yè)主:安徽省煙草公司安慶市公司
內(nèi)容簡介

采購需求一、本次主要采購內(nèi)容2024年文書檔案整理,1981年至2022年文書檔案、2024年文書檔案掃描35萬面;業(yè)務(wù)檔案整理10卷;實物檔案(照片、書籍、牌匾等)整理100件,(以上均為預(yù)估,實際以發(fā)生量為準(zhǔn))。免費(fèi)為采購人提供一年的網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)急7*24小時技術(shù)支持、檔案管理系統(tǒng)軟件維護(hù)、數(shù)據(jù)庫優(yōu)化、數(shù)據(jù)安全維護(hù)。二、項目概況為推進(jìn)落實傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化管理工作,對共約35萬面?zhèn)鹘y(tǒng)載體檔案需要進(jìn)行電子掃錄,對檔案案卷目錄和文件目錄進(jìn)行著錄條目數(shù)據(jù)和校對,并將產(chǎn)生的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確上傳至本行業(yè)檔案管理系統(tǒng)(與安徽省煙草專賣局檔案管理系統(tǒng)掛接),實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理和使用。中標(biāo)方需在規(guī)定時間內(nèi)完成相應(yīng)服務(wù)要求,檔案整理符合國家標(biāo)準(zhǔn),且通過采購人及相關(guān)檔案專家驗收,采購人提供加工場地及相關(guān)配套,投標(biāo)人需自帶加工設(shè)備。三、服務(wù)要求(包括但不限于文書檔案、科技檔案、實物檔案等,紙張大小不限)1檔案整理要求11文書檔案整理要求:按歸檔文件整理規(guī)則對文書檔案進(jìn)行歸檔范圍審查、組件、保管期限劃定、分類、編碼、蓋歸檔章、編目及編檢索工具、線裝、裝盒蓋脊背、做匯編、排架等。111編制頁號:對沒有頁號或頁號不正確的檔案重新編制頁號,在每份材料有圖文頁面的正面右上角,背面左上角逐頁編寫頁碼(原有印制頁碼應(yīng)劃去重新編寫),從“1”開始編制,書寫頁號不得壓蓋檔案內(nèi)容,字跡工整、清晰。112拆除裝訂:以對紙質(zhì)檔案的保護(hù)為原則,確定是否拆除裝訂。如需拆除裝訂物,應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害,并對排列順序不準(zhǔn)確的檔案進(jìn)行重排。特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復(fù)的檔案,在拆除裝訂物時應(yīng)采用拍照等方式記錄檔案原貌,以便于恢復(fù)。113檔案修裱:已破損的檔案應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)搶救,字跡模糊、褪變以及采用圓珠筆、復(fù)寫材料、紅色等字跡的檔案應(yīng)復(fù)制,復(fù)制件放在卷尾,不打亂原有順序,復(fù)制件不需要數(shù)字化掃描。對小于16K紙或未留出裝訂邊的檔案材料,須進(jìn)行加邊托裱。12業(yè)務(wù)檔案整理要求:按歸檔文件整理規(guī)則對業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行歸檔范圍審查、組件、保管期限劃定、分類、編碼、蓋歸檔章、編目及編檢索工具、裝訂、裝盒蓋脊背、排架等13專業(yè)檔案整理要求:根據(jù)《中華人民共和國煙草專賣法》《中華人民共和國行政許可法》《中華人民共和國煙草專賣法實施條例》及《煙草專賣許可證管理辦法》以及煙草專賣許可證行政許可文書使用和管理規(guī)范,對業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行立卷整理等。14實物檔案要求:按照國家標(biāo)準(zhǔn)以“件”為單位,進(jìn)行鑒定、分類、排列、編號、著錄、排架,分類科學(xué)、合理,使之有序化,符合檔案管理要求等。2檔案數(shù)字化要求21掃描要求掃描色彩模式:采用彩色模式進(jìn)行掃描。掃描分辨率:不低于300dpi,對材料中有多色、紅頭、印章、插有照片圖片、清晰度較差等無法辨識清晰的頁面,要提高分辨率,要求掃描后的圖像清晰,不失真、完整、不影響利用效果。22圖像處理要求221一本檔案內(nèi)圖像版面大小統(tǒng)一。222圖像處理后保證圖像信息與原檔案內(nèi)容完全一致,不刪除頁面任何有用信息,包括正文內(nèi)容、頁眉、頁腳、手寫注釋和印鑒等。223掃描的頁面內(nèi)容基本居中顯示,不出現(xiàn)明顯偏左或偏右現(xiàn)象。不準(zhǔn)出現(xiàn)頁面內(nèi)容殘缺或?qū)⑵渌撁嫘畔呷氡卷摰默F(xiàn)象。224每頁影像左右端正度控制在3度以內(nèi),以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。對方向不正確的圖像進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原,以符合閱讀習(xí)慣。不能發(fā)生圖像的一部分傾斜或扭曲而影響閱讀的現(xiàn)象。案卷裝訂線較近邊角的檔案內(nèi)容產(chǎn)生的扭曲現(xiàn)象,需保證正文能看清楚。225在保證文件內(nèi)容完整的前提下,影像頁無掃描過程中帶來的污斑、黑邊,外觀達(dá)到清晰、平直、干凈。226保證掃描圖像字跡清晰、顏色恰當(dāng),不宜過淺或過深,不出現(xiàn)字跡筆畫殘缺或字跡筆畫疊合而影響閱讀的情況,檔案原件存在斑跡變質(zhì)、顏色過淺、過深或深淺不一致的,應(yīng)保證掃描圖像和檔案原件一樣可以辨認(rèn)。227紙張?zhí)』蜃煮w顏色過濃、掃描時倒映反面文字、文字上的污點無法去污時、保證正文文字可以看清楚。228圖像黑邊裁剪內(nèi)邊,居中保存。229掃描圖像的排列順序與檔案原件排序要求一致,對于原件排序錯誤,掃描中做出正確的調(diào)整,應(yīng)在處理單上注明,否則作排序錯誤處理,退回調(diào)整。23圖像存儲:采用JPEG圖片格式和雙層PDF文檔格式進(jìn)行不加密存儲。24其他要求:掃描圖像應(yīng)與原紙質(zhì)檔案保持一致。掃描時做到不漏頁、不重頁、圖像內(nèi)容完整,全部掃描,不能進(jìn)行挑掃。文件的命名必須與條目檔號(數(shù)據(jù)編號)相一致,準(zhǔn)確率100%;掃描單幅圖像完整性要求100%。3目錄著錄要求文書檔案目錄著錄要符合《檔案著錄規(guī)則》、《文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄細(xì)則》(DB34/T450-2004)。目錄著錄由中標(biāo)人在自備軟件中著錄后再批量導(dǎo)入采購人使用的檔案管理軟件,目錄數(shù)據(jù)要嚴(yán)格符合采購人的檔案管理軟件要求,能實現(xiàn)軟件中和目錄相關(guān)的全部功能。4還原裝訂要求館藏檔案恢復(fù)裝訂時,應(yīng)盡可能利用原孔進(jìn)行穿線裝訂,以左齊下齊整理整齊,并保持檔案的排列順序不變,做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏,不得出現(xiàn)頁次顛倒、漏頁、錯頁,裝訂時如發(fā)現(xiàn)無裝訂邊,可能會壓字,危害文件內(nèi)容時,應(yīng)適度鑲邊后再裝訂。5數(shù)據(jù)掛接要求51借助相關(guān)軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)與其對應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進(jìn)行掛接,以實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的關(guān)聯(lián)。52逐條對掛接結(jié)果進(jìn)行檢查,包括目錄數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像對應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接數(shù)字圖像與實際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字圖像是否能正常打開等,發(fā)現(xiàn)錯誤及時進(jìn)行糾正。53數(shù)字圖像要求:采用國際通用的影像標(biāo)準(zhǔn)格式,TIF格式儲存,PDF格式瀏覽。PDF文件要求打印后字跡清晰,頁面整體美觀。54中標(biāo)方必須保證目錄數(shù)據(jù)和圖像文件的一一對應(yīng)關(guān)系,確保掃描圖像與案卷目錄、卷內(nèi)目錄全部100%掛接正確,數(shù)字化加工成果批量掛接至采購人檔案管理軟件中并實現(xiàn)有效檢索和顯示。6數(shù)據(jù)驗收要求以抽檢的方式檢查所有數(shù)據(jù),包括目錄數(shù)據(jù)、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。抽檢的比率不得低于本項目加工總量的5%。目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯誤,或目錄數(shù)據(jù)、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯誤等質(zhì)量問題時,抽檢標(biāo)記為“不合格”。抽檢部分的合格率大于等于95%時,予以驗收“通過”。合格率=抽檢合格的總頁(條)數(shù)/抽檢案卷總頁(條)數(shù)×100%。其他質(zhì)檢內(nèi)容符合下列范圍,標(biāo)記合格,否則不合格。檔案裝訂:檢查所有檔案的裝訂還原情況,差錯率≤1‰;掃描圖像:漏掃率≤02‰;圖像質(zhì)量:圖像質(zhì)量情況完好率99%;圖像格式封裝:圖像文件的命名差錯率≤1‰;著錄:以案卷(文件)為單位,關(guān)鍵字段正確率100%,其余字段錄入錯誤率≤5‰;條目與圖像掛接:掛接正確率100%;檔案原始材料:100%不缺失。驗收“通過”的結(jié)論,必須經(jīng)采購人驗收小組審核、簽字后方生效。7數(shù)據(jù)備份要求驗收合格后及時備份,為保證數(shù)據(jù)安全,備份可采取在線、離線相結(jié)合方式實現(xiàn)多套備份。數(shù)據(jù)備份也要進(jìn)行檢驗,主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整,文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。數(shù)據(jù)驗收合格后,中標(biāo)方需將加工所得的電子文件轉(zhuǎn)存到移動硬盤上。8保密要求