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1舟山醫(yī)院合同管理信息系統(tǒng)項目需求書一、項目名稱舟山醫(yī)院合同管理信息系統(tǒng)建設項目二、項目簡介（一）項目背景目前我院對醫(yī)院合同管理缺乏系統(tǒng)的、科學的信息化管理手段，仍以傳統(tǒng)紙質流轉呈批方式為主，合同起草、審批、簽訂、履行等環(huán)節(jié)依賴紙質文檔和線下流轉，審批周期長，跨部門協(xié)作效率低，影響業(yè)務開展；合同版本分散，缺乏修改留痕和標準化流程，易出現(xiàn)條款遺漏或法律風險；合同履行過程缺乏動態(tài)監(jiān)控，無法及時預警逾期、違約等情況，影響醫(yī)院權益保障；合同執(zhí)行情況、付款進度、履約評價等數(shù)據(jù)難以匯總分析，不利于審計需求和管理層決策。（二）項目目的本項目旨在建設一套醫(yī)院合同管理信息系統(tǒng)，基于醫(yī)院合同管理制度，實現(xiàn)合同全生命周期信息化管理，具體目標包括：建立標準化合同模板庫，實現(xiàn)電子化審批、簽訂及歸檔，減少人為差錯，規(guī)范管理流程；通過線上流轉、智能監(jiān)督提醒等功能，縮短合同處理時間，降低溝通成本，提升效率；實時監(jiān)控合同履行狀態(tài)，自動預警異常情況，降低法律風險，強化風險管控；提供2多維統(tǒng)計分析功能，支持合同執(zhí)行率、供應商評估、資金規(guī)劃等，以數(shù)據(jù)驅動管理決策；推動無紙化辦公，提高合同管理工作效率，促進醫(yī)院精細化管理水平全面提升。（三）項目內容與需求分析擬建設的合同管理信息系統(tǒng)需滿足以下功能需求：1覆蓋合同全生命周期管理，包括合同起草、審批、簽訂、履行、變更、終止及歸檔等環(huán)節(jié)的線上化管理，實現(xiàn)合同分級分類審批，實現(xiàn)線上閉環(huán)管理；2標準化模板，內置醫(yī)院常用合同模板庫，支持條款合規(guī)性自動校驗，降低法律風險；3靈活審批流程,支持多級自定義審批路徑，兼容移動端審批，縮短處理周期，提升跨部門協(xié)作效率；4自動追蹤付款、服務期限等關鍵節(jié)點，逾期或異常實時響應預警，強化風險管控,動態(tài)監(jiān)控合同履約情況；5評估供應商履約質量，生成供應商履約評價報告，為后續(xù)合作決策提供數(shù)據(jù)支撐。6數(shù)據(jù)智能化統(tǒng)計與分析，自動生成合同臺賬、執(zhí)行報表、資金占用分析等，實現(xiàn)多維度數(shù)據(jù)可視化。7全流程操作留痕，滿足內審及監(jiān)管要求，確保合規(guī)可追溯，滿足內控及合規(guī)要求。8信息系統(tǒng)配套硬件，部署高性能服務器及存儲設備，保障系統(tǒng)穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。39持續(xù)優(yōu)化現(xiàn)有流程，定期迭代系統(tǒng)功能，常態(tài)化開展系統(tǒng)維護，確保合同管理全環(huán)節(jié)平穩(wěn)運行。10為項目全生命周期管理留下端口，日后探索連接打通前端的預算管理、立項管理、采購管理，連接后端的項目付款、履行進度、費用報銷等。通過本項目建設，醫(yī)院將實現(xiàn)合同管理的標準化、智能化、協(xié)同化，為智慧醫(yī)院建設提供有力支撐。（四）合同管理信息系統(tǒng)具體功能需求清單序號功能名稱功能描述1工作流平臺實現(xiàn)審批流程自定義（自定義不同類型合同的審批流程）、任務自動流轉（系統(tǒng)自動將合同推送給下一節(jié)點負責人）、全程可視化監(jiān)控（實時顯示每個合同當前所處節(jié)點、處理人耗時，方便追蹤與催辦）、溝通與意見留痕（審批人可填寫修改意見或評論，所有記錄全程保留，形成可追溯的審計線索）、數(shù)字簽名與驗簽（電子簽名/CA認證等技術）、異常處理與超時提醒（對審批超時、被駁回、退回等異常情況自動提醒）等功能。2權限管理實際管理中，可能存在部門人員變動情況，為防止合同數(shù)據(jù)因人員變動丟失，4必須做好權限管理，將賬號與員工獨立分離，并設置科室合同管理員、處室合同管理員、醫(yī)院合同管理員的角色，配置相應的權限，作為專員代表部門完成合同管理系統(tǒng)內相關操作。3合同檢索功能實現(xiàn)合同精準檢索，檢索字段多樣化，提升檢索精度，在上述權限管理清晰的基礎上，做好合同檢索功能，方可實現(xiàn)后續(xù)合同臺賬準確導出，有效提升管理效能。4差異化合同審批表及流程根據(jù)不同類別合同特點，設置差異化審批表及審批流轉路徑，表單填寫設置用戶友好，提升合同審批質效。5合同防偽功能嚴格防范合同風險，生成合同唯一編碼，形成帶有防偽水印及識別二維碼的合同定稿文件，有效防止合同篡改行為，降低合同簽訂風險。6移動端審批、流轉功能實現(xiàn)在移動端可處理合同流程，實現(xiàn)真正打破時空限制，隨時隨地審批流程。7合同標準化模板（范本）相關功能實現(xiàn)模板在線填寫功能，并對簽訂后的文本進行校驗對比。