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懷化市消防救援支隊檔案整理服務采購需求一、項目名稱：懷化市消防救援支隊檔案整理服務二、項目概況根據懷化市消防救援支隊往年檔案整理量并適當增加測算得出，本次檔案整理約120盒。具體數量以實際為準，據實結算，項目總價預算不超過17460元。三、供應商資格要求1、供應商應具備相應的經營范圍和資質，例如檔案整理、數字化掃描等。2、有市級行政部門頒發(fā)的檔案中介服務機構經營許可證書（有效期內）并在市級檔案管理部門登記備案的優(yōu)先考慮。四、服務內容及要求（一）服務要求：檔案整理的質量標準要符合《中華人民共和國檔案法》、國家《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）、國家《檔案服務外包工作規(guī)范》（DA/T681-2020）、國家《紙質檔案數字化規(guī)范》（DA/T31-2017）、懷化市消防救援支隊《機關檔案分類方案、歸檔范圍及保管期限表》以及其它有關國家檔案標準的規(guī)范性文件。上述規(guī)范和標準如發(fā)生變化，以最新的規(guī)范標準作為依據。（二）本項目服務內容：采購價格包括檔案整理及所需要的所有檔案盒、檔案印章、目錄夾、檔案整理耗材以及檔案室專用樟腦塊等物料費用；對移交的文件資料按不同門類進行鑒定、分類、排列與編號；去除檔案原件中易腐蝕的金屬物；對檔案文件中非A4規(guī)格的資料按相關要求進行折疊；進行盒內文件目錄、檔號的編制、檔案裝訂和入庫排列；紙質資料整理裝訂完畢后，按采購人指定庫房進行入庫上架。（三）質量要求1、嚴格遵循文件的形成規(guī)律，保持文件材料之間的內在關系，按檔案類別進行加工整理，供應商協(xié)同采購方從檔案庫房提取并加工需要進行整理的檔案原件（按批次提取，填寫《檔案交接記錄表》，整理完畢后將生成檔案號備注于交接表相應業(yè)務內由采購方驗收后按批次入庫）。根據需要清點到盒（件），記錄每盒（件）檔案件數及頁數，認真核對數量及質量，不出現(xiàn)遺漏登記或重復登記，并按照采購方要求將整理后的檔案完整安全有序擺放到指定存放地點。由于消防檔案的特殊保密性，所有檔案資料不得帶出采購人指定區(qū)域，供應商必須安排至少3-4名以上的檔案整理人員入駐采購方指定的辦公區(qū)域辦公，如需周末加班等情況，須配合采購人做到隨交隨整。2、整理時限應工作實際需求，成交供應商應當在合同簽訂1個月內（春節(jié)假期除外）完成項目并達到驗收條件。如需延期需征得采購方同意。3、整理清分按照檔案的分類要求進行分類、排序、折疊、裝訂，不可混裝；進行紙質文件裝訂物去除時，在不破壞檔案原件的情況下去除易腐蝕的金屬物并盡可能確保資料完好；對已破損資料進行修補、托裱；對非A4規(guī)格的資料按相關要求進行折疊等；對折皺不平影響掃描質量的原件先進行相應處理（壓平或熨平等）；對紙質文件進行規(guī)范排序編頁、核對（記錄缺失項）、鋪平等。4、目錄數據著錄、建庫根據《檔案著錄標準》（DA/T18-1999）要求進行著錄，并建立文件級目錄數據庫；關鍵字段的正確率100%。對目錄中有不準確或錯漏的，要根據文件內容和著錄標準重新修改補錄。對部分已有的目錄應按采購方要求進行修改、校對及完善錄入電子條目信息，確保各項著錄信息準確、完整。5、裝訂與裝盒檔案整理完成后，拆除過裝訂物的檔案應按采購方的要求裝訂整理裝盒。在重新裝訂檔案的時候要注意保護好檔案的實體不受損害，同時還必須注意盒內文件的數量及排列保持原貌，做到安全且無遺漏。對檢查無誤的檔案資料，按照原有順序排放，并按以下要求裝訂：（1）嚴禁將紙張放反、放倒、頁碼順序錯。（2）大紙張按原折痕折疊好。（3）文件不掉頁、右邊和底邊整齊。（5）夾子夾緊后打孔，打孔位置盡可能在原孔位置上打，但以保證不脫頁優(yōu)先。（6）檔案線盡可能拉緊些，防止松動。（7）對檔案目錄有不準確或錯漏的，要根據文件內容和著錄標準重新修改和補錄，對文件題名、分類號等有修改的部分，按采購方要求完成換盒等工作后入庫。6、保密與安全要求供應商參與本項目的所有工作人員必須通過采購方的審核，并登記備案。供應商提供項目工作人員名單及人員個人詳細信息。項目實施過程中，供應商如需更換、增加工作人員，必須提前一周向采購人提供擬加人員的資料，取得采購方簽字同意后方可更換或者增加人手。供應商參與本項目的工作人員必須向采購方提供書面保密承諾并簽訂保密協(xié)議，嚴格遵守《檔案法》、《保密法》及其他有關法規(guī)，嚴防泄密現(xiàn)象發(fā)生。供應商不得以任何形式復制紙質檔案、離線的檔案圖像和檔案目錄數據。供應商需在工作現(xiàn)場安裝全方位監(jiān)控系統(tǒng)，向采購