采購(gòu)需求一、項(xiàng)目概況1、三亞市8處城市書(shū)房自2023年建成投入使用以來(lái),得到了社會(huì)各界的廣泛好評(píng),社會(huì)效益明顯。為了更好地服務(wù)市民讀者及來(lái)島游客,積極打造群眾家門(mén)口的圖書(shū)館,不斷擴(kuò)大全民閱讀的影響力,三亞市圖書(shū)館計(jì)劃實(shí)施2025年城市書(shū)房全民閱讀推廣活動(dòng)項(xiàng)目。2、本項(xiàng)目擬通過(guò)開(kāi)展各種主題閱讀推廣活動(dòng),向市民讀者及來(lái)島游客提供優(yōu)質(zhì)閱讀服務(wù),擴(kuò)大圖書(shū)館宣傳影響及提高圖書(shū)信息資源的利用率,不斷豐富“15分鐘閱讀圈”服務(wù)內(nèi)涵,助力幸福三亞、創(chuàng)新三亞建設(shè)。二、項(xiàng)目服務(wù)需求(一)項(xiàng)目總體需求1、2025年,以三亞市圖書(shū)館現(xiàn)有的8處城市書(shū)房為活動(dòng)陣地,以點(diǎn)帶面擴(kuò)大活動(dòng)覆蓋人群,開(kāi)展210場(chǎng)全民閱讀推廣活動(dòng),其中包含3場(chǎng)參與人數(shù)在200人以上的大型活動(dòng)。2、活動(dòng)類(lèi)型包括但不限于經(jīng)典誦讀、少兒成長(zhǎng)悅讀會(huì)、少兒手工營(yíng)、公益培訓(xùn)班、閱讀分享會(huì)、悅賞會(huì)、科普活動(dòng)、黨課、數(shù)字資源推廣、電影沙龍、老年人講座培訓(xùn)等。3、具體服務(wù)內(nèi)容包括但不限于活動(dòng)策劃、活動(dòng)宣傳、活動(dòng)執(zhí)行、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)、活動(dòng)物料、人員支持、推文制作、圖片視頻拍攝、活動(dòng)材料收集整理、活動(dòng)總結(jié)以及提供全年活動(dòng)回顧視頻等相關(guān)事項(xiàng)。(二)項(xiàng)目執(zhí)行需求和服務(wù)考核標(biāo)準(zhǔn)序號(hào)服務(wù)項(xiàng)目服務(wù)內(nèi)容1活動(dòng)策劃要求(15分)活動(dòng)總體要求(1)以全市8處城市書(shū)房為活動(dòng)陣地,以點(diǎn)帶面擴(kuò)大活動(dòng)覆蓋人群,組織策劃210場(chǎng)全民閱讀推廣活動(dòng)(其中含200人以上大型活動(dòng)3場(chǎng)),要求形式多樣、內(nèi)容豐富、符合節(jié)點(diǎn)安排及讀者需求;(2)提供全年活動(dòng)計(jì)劃,經(jīng)常性活動(dòng)于當(dāng)月20日前將次月活動(dòng)安排表發(fā)給館方,如需更改活動(dòng)安排,至少應(yīng)提前7天向館方提交活動(dòng)變更單,經(jīng)館方審核同意后方可執(zhí)行;(3)根據(jù)館方意見(jiàn)對(duì)活動(dòng)內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)修改和調(diào)整?;顒?dòng)內(nèi)容和形式(1)活動(dòng)內(nèi)容:活動(dòng)內(nèi)容應(yīng)包括閱讀、科普及文創(chuàng)等方面,兼顧考慮閱讀人群的文化背景和興趣等,以滿足不同讀者的需求;(2)活動(dòng)形式:活動(dòng)以線下參與為主,注重讀者互動(dòng)性和參與性。2文字材料要求(15分)文字材料提交時(shí)效性(1)日常性活動(dòng)于活動(dòng)開(kāi)展前3天確定物料及推文等相關(guān)內(nèi)容,并于活動(dòng)結(jié)束后2小時(shí)內(nèi)提交美篇審核;(2)大型活動(dòng)需于活動(dòng)開(kāi)展前30天確定活動(dòng)方案(含預(yù)算表)、執(zhí)行方案、物料、推文等相關(guān)內(nèi)容,并于活動(dòng)結(jié)束后3小時(shí)內(nèi)提交美篇審核。文字材料要求內(nèi)容完整,可執(zhí)行性強(qiáng)(1)活動(dòng)方案包括但不限于活動(dòng)主題、組織機(jī)構(gòu)、活動(dòng)對(duì)象、活動(dòng)時(shí)間及地點(diǎn)、活動(dòng)內(nèi)容、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等;(2)執(zhí)行方案包括但不限于活動(dòng)流程、物資籌備、技術(shù)支持、人員分工、宣傳方式、應(yīng)急預(yù)案等;(3)宣傳物料文字材料包括但不限于主題圖、桁架、宣傳展板(架)、折頁(yè)、美篇、推文、活動(dòng)通稿等。文字材料準(zhǔn)確性文字材料要求準(zhǔn)確,如格式、字體、錯(cuò)別字等不可發(fā)生明顯錯(cuò)誤,及時(shí)采納館方意見(jiàn),并于24小時(shí)內(nèi)做出響應(yīng)。3活動(dòng)的宣傳和推廣(15分)活動(dòng)物料要求(1)設(shè)計(jì)要求:活動(dòng)物料設(shè)計(jì)應(yīng)符合活動(dòng)主題,內(nèi)容應(yīng)積極、健康、向上,設(shè)計(jì)初稿須于活動(dòng)方案定稿后3天內(nèi)向館方提交3版設(shè)計(jì)圖,并于24小時(shí)內(nèi)對(duì)館方的修改意見(jiàn)予以響應(yīng);(2)物料內(nèi)容:包括圖書(shū)館Logo,活動(dòng)主題、活動(dòng)名稱,主辦單位,承辦單位,協(xié)辦單位,時(shí)間地點(diǎn)等,須與定稿內(nèi)容保持一致性;(3)物料種類(lèi):包括但不限于主題圖、展板(架)、獎(jiǎng)品、簽到表、臺(tái)牌等一切與活動(dòng)相關(guān)物料;(4)與活動(dòng)相關(guān)全部物料需在文字材料定稿后7天內(nèi)準(zhǔn)備好并通知館方驗(yàn)收(較大物料除外,如活動(dòng)當(dāng)天的舞臺(tái)背景板)?;顒?dòng)推文要求(1)推文制作提交時(shí)效性:大型活動(dòng)推文需至少提前7天發(fā)至館方,日?;顒?dòng)需至少在推文發(fā)布前1天將推文發(fā)至館方審核;(2)推文格式、字體、錯(cuò)別字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等,不可發(fā)生明顯錯(cuò)誤;(3)推文修改時(shí)效性:館方給出修改意見(jiàn)需在1小時(shí)內(nèi)做出響應(yīng),重大調(diào)整需在3小時(shí)內(nèi)做出響應(yīng)?;顒?dòng)宣傳要求通過(guò)多種渠道宣傳和推廣線下活動(dòng),在宣傳過(guò)程中,要確?;顒?dòng)信息發(fā)布的準(zhǔn)確性和及時(shí)性,讓讀者及時(shí)獲知活動(dòng)信息。4活動(dòng)執(zhí)行情況活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)要求(1)按照館方確認(rèn)的活動(dòng)方案及活動(dòng)推文執(zhí)行活動(dòng),不隨意更改活動(dòng)內(nèi)容;(50分)(2)活動(dòng)執(zhí)行過(guò)程中,應(yīng)根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況隨時(shí)與館方進(jìn)行溝通,協(xié)商解決問(wèn)題,確?;顒?dòng)完成達(dá)到預(yù)期目標(biāo);(3)活動(dòng)相關(guān)事宜須在館方交辦之后6小時(shí)內(nèi)做出響應(yīng),重要緊急事項(xiàng)在1小時(shí)內(nèi)做出響應(yīng)并通知館方驗(yàn)收。活動(dòng)人員安排(1)到場(chǎng)時(shí)間:日?;顒?dòng)需至少于活動(dòng)開(kāi)場(chǎng)前30分鐘到場(chǎng),大型活動(dòng)需至少提前2小時(shí)到場(chǎng),進(jìn)行活動(dòng)開(kāi)場(chǎng)前準(zhǔn)備工作;(2)著裝要求:活動(dòng)執(zhí)行人員須全程穿著志愿者馬甲;(3)人員分工:制定詳細(xì)的分工計(jì)劃,明確項(xiàng)目成員的職責(zé)和任務(wù)。在分配任務(wù)時(shí),可以根據(jù)成員的能力和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行合理分配,以確保任務(wù)能夠按時(shí)按質(zhì)完成,避免任務(wù)重疊或空缺;團(tuán)隊(duì)成員加強(qiáng)協(xié)作和溝通,不斷優(yōu)化工作流程,以確保項(xiàng)目的高效運(yùn)行;(4)服務(wù)質(zhì)量:活動(dòng)執(zhí)行人員應(yīng)態(tài)度親和,耐心解答讀者疑惑;如遇特殊情況,及時(shí)與館方溝通處理;(5)志愿者培訓(xùn)工作:做好志愿者崗前培訓(xùn)工作,確保志愿者具備專業(yè)的圖書(shū)館服務(wù)知識(shí)和技能,以便在大型活動(dòng)中高效、專業(yè)地參與志愿服務(wù);確保每一名志愿者了解活動(dòng)內(nèi)容、知曉自己的任務(wù)分工?;顒?dòng)拍攝要求(1)具備專業(yè)的攝影攝像團(tuán)隊(duì),記錄活動(dòng)全過(guò)程,拍攝的圖片和視頻應(yīng)展示活動(dòng)的場(chǎng)景、參與人員、活動(dòng)過(guò)程等,并確保圖片和視頻的質(zhì)量和效果;(2)圖片和視頻應(yīng)主題突出、圖像清晰、構(gòu)圖美觀、色彩真實(shí);(3)注意捕捉活動(dòng)的精彩瞬間,抓拍時(shí),要注意人物表情、狀態(tài),避免拍出閉眼、走神以及背景雜物過(guò)多之類(lèi)的照片?;顒?dòng)安全保障(1)活動(dòng)場(chǎng)地的布置應(yīng)注重環(huán)保,桁架、展板等材料必須確保符合安全條件;(2)活動(dòng)開(kāi)始前,對(duì)活動(dòng)所需的設(shè)施、設(shè)備進(jìn)行安全檢查,確保設(shè)施、設(shè)備安全可靠;(3)制定活動(dòng)應(yīng)急預(yù)案,確?;顒?dòng)期間的安全,包括但不限于人員安全、交通安全、消防安全、設(shè)備安全等;開(kāi)展大型活動(dòng)必要時(shí)應(yīng)事先組織應(yīng)急演練,提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。活動(dòng)人數(shù)要求參加每場(chǎng)活動(dòng)人數(shù)不得少于原計(jì)劃的70%。活動(dòng)撤場(chǎng)要求(1)在活動(dòng)結(jié)束后應(yīng)按照約定時(shí)間及時(shí)、有序撤場(chǎng),并清理好現(xiàn)場(chǎng)垃圾,對(duì)場(chǎng)地進(jìn)行還原;(2)撤場(chǎng)過(guò)程中注意對(duì)場(chǎng)地的墻面、地面進(jìn)行保護(hù)及恢復(fù)。活動(dòng)獎(jiǎng)品發(fā)放根據(jù)獎(jiǎng)品發(fā)放規(guī)則,安排工作人員有序、合理地進(jìn)行獎(jiǎng)品發(fā)放及登記工作。5活動(dòng)總結(jié)(15分)活動(dòng)通訊稿要求(1)時(shí)效性:通訊稿文字部分初稿需在活動(dòng)開(kāi)展前發(fā)給館方,補(bǔ)充內(nèi)容、活動(dòng)照片及活動(dòng)數(shù)據(jù)需在活動(dòng)結(jié)束后1小時(shí)內(nèi)發(fā)給館方;(2)準(zhǔn)確性:稿件邏輯清晰,語(yǔ)言通順,避免出現(xiàn)錯(cuò)別字或語(yǔ)法錯(cuò)誤?;顒?dòng)資料保存活動(dòng)結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi),將全部定稿后的文字材料,活動(dòng)簽到表、獎(jiǎng)品簽領(lǐng)表、結(jié)算單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、活動(dòng)照片(不少于10張)、視頻以及讀者參與情況等相關(guān)材料整理好并移交至館方;小型活動(dòng)相關(guān)材料,包括簽到表、活動(dòng)照片、通訊稿等每月匯總報(bào)給館方驗(yàn)收。6活動(dòng)效果反饋(10分)讀者滿意度(1)面向活動(dòng)參與者開(kāi)展活動(dòng)滿意度調(diào)查,隨機(jī)抽取參與者進(jìn)行滿意度調(diào)查,滿意度大于95%的人數(shù)要大于參與滿意度調(diào)查總?cè)藬?shù)70%以上。(2)讀者反饋評(píng)估內(nèi)容:讀者對(duì)活動(dòng)的滿意度和整體評(píng)價(jià);讀者對(duì)圖書(shū)館服務(wù)和志愿者服務(wù)的評(píng)價(jià);讀者對(duì)活動(dòng)內(nèi)容和形式的意見(jiàn)和建議?;顒?dòng)效果評(píng)估(1)活動(dòng)目標(biāo)的達(dá)成情況;活動(dòng)流程的執(zhí)行效率;資源配置的合理性(如人員、物資、時(shí)間等);活動(dòng)宣傳的覆蓋面和影響力;(2)志愿者表現(xiàn)評(píng)估:志愿者的參與度和服務(wù)質(zhì)量;志愿者的團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力和溝通能力;志愿者對(duì)活動(dòng)規(guī)則和工作要求的遵守情況;志愿者對(duì)讀者的服務(wù)態(tài)度和專業(yè)性;(3)活動(dòng)影響力評(píng)估:分析活動(dòng)報(bào)道的傳播范圍、受眾反饋和影響力,評(píng)估活動(dòng)宣傳效果,為未來(lái)的活動(dòng)提供參考;(4)問(wèn)題與改進(jìn)建議:主動(dòng)向館方反饋活動(dòng)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題和不足;對(duì)這些問(wèn)題的原因分析和改進(jìn)措施;以及對(duì)未來(lái)活動(dòng)的建議和展望。(三)商務(wù)需求1、服務(wù)方應(yīng)具備相關(guān)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)。2、服務(wù)方應(yīng)具備本地服務(wù)團(tuán)隊(duì)。3、服務(wù)方應(yīng)具備符合項(xiàng)目服務(wù)需求的活動(dòng)管理軟件。4、服務(wù)方應(yīng)根據(jù)本項(xiàng)目需求做出相匹配的服務(wù)方案。三、項(xiàng)目驗(yàn)收1.本項(xiàng)目采取分節(jié)點(diǎn)驗(yàn)收方法,由采購(gòu)人組織驗(yàn)收考核小組對(duì)中標(biāo)人的服務(wù)進(jìn)行考核驗(yàn)收。2.按完成活動(dòng)場(chǎng)次,全年分4次進(jìn)行驗(yàn)收考核,其中包含3次階段性驗(yàn)收和1次項(xiàng)目服務(wù)終驗(yàn),即服務(wù)方每完成60場(chǎng)活動(dòng)由采購(gòu)方進(jìn)行階段性驗(yàn)收1次,
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