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合同管理軟件招標(biāo)需求一、項(xiàng)目背景隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)發(fā)展，合同簽訂、審核及管理工作量不斷增加。目前，院辦、采購、財(cái)務(wù)等多部門均在合同管理方面存在需求，傳統(tǒng)管理方式已難以滿足跨部門協(xié)同、流程標(biāo)準(zhǔn)化及風(fēng)險(xiǎn)管控的要求。為此，亟需引入一套功能完善、安全可靠的合同管理軟件平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)構(gòu)建統(tǒng)一的合同全生命周期管理體系，提升合同審批效率與風(fēng)險(xiǎn)管控水平，為醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展提供有力支撐。二、業(yè)務(wù)需求（一）組織管理1、系統(tǒng)支持靈活的分級(jí)管理體系，可根據(jù)醫(yī)院發(fā)展的不同階段靈活調(diào)整系統(tǒng)部署及管理架構(gòu)。2、依據(jù)醫(yī)院架構(gòu)、崗位設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限控制，滿足醫(yī)院多層級(jí)對(duì)各自合同管理的權(quán)限控制需求；構(gòu)建自定義的多層級(jí)合同管理流程、多層級(jí)權(quán)限審批管理。（二）相對(duì)方管理1、建立合同管理系統(tǒng)相對(duì)方數(shù)據(jù)庫，支持導(dǎo)入現(xiàn)有的相對(duì)方基本信息。2、建立相對(duì)方審核準(zhǔn)入機(jī)制。要結(jié)合醫(yī)院現(xiàn)有評(píng)估體系和具體情況，在系統(tǒng)中將相對(duì)方評(píng)估轉(zhuǎn)換為簡單易操作的形式，確保相對(duì)方企業(yè)、法人以及被授權(quán)聯(lián)系人的身份真實(shí)且符合管理要求。（三）合同擬定1、合同表單信息包括但不限于：合同編號(hào)、合同分類、合同名稱、合同相對(duì)方、相對(duì)方開戶銀行、相對(duì)方帳號(hào)、約定款項(xiàng)明細(xì)、合同經(jīng)辦人、經(jīng)辦部門、提交日期、簽訂日期、開始日期、終止日期、合同簽約金額、合同狀態(tài)、合同標(biāo)的、自定義屬性和備注等信息，能夠靈活的添加調(diào)整，能夠按照領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)限，顯示相應(yīng)的表單字段。2、支持流程通過套用模板快速生成合同，支持在線編輯合同文本。3、建立合同模板庫，支持不同合同類型。4、支持合同補(bǔ)錄；對(duì)已經(jīng)簽訂的未在合同系統(tǒng)中維護(hù)的合同，對(duì)合同進(jìn)行補(bǔ)錄。無需會(huì)簽流程。5、支持合同變更，當(dāng)合同發(fā)生變更時(shí)，需要?jiǎng)?chuàng)建新的變更合同或補(bǔ)充協(xié)議，變更合同需登記變更的原因和影響，并將變更依據(jù)作為附件導(dǎo)入系統(tǒng)。變更合同需要走審批流程。6、支持合同狀態(tài)管理，功能處理合同的結(jié)案、凍結(jié)、解凍、生效。凍結(jié)、結(jié)案的合同不允許對(duì)其進(jìn)行任何操作，如編輯、刪除、流程的提交和撤回，也不允許對(duì)其進(jìn)行合同后續(xù)的一系列執(zhí)行操作。凍結(jié)后合同可以解凍，結(jié)案后合同無法啟用。（四）合同審批1、合同審批主要由相關(guān)部門在系統(tǒng)中進(jìn)行合同流程審批，使得合同審批流程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。合同審批定稿后，系統(tǒng)對(duì)合同文本進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，并添加底層水印，根據(jù)要求打印合同。合同經(jīng)雙方簽署蓋章后，由業(yè)務(wù)部門進(jìn)行合同發(fā)布，合同轉(zhuǎn)至履行環(huán)節(jié)。2、實(shí)現(xiàn)意見保存、歷史流程導(dǎo)入等功能，根據(jù)合同管理實(shí)際審批會(huì)簽過程的要求對(duì)功能進(jìn)行設(shè)定。3、支持不同的邏輯條件，如：根據(jù)不同的條件設(shè)置不同的轉(zhuǎn)向節(jié)點(diǎn)，如根據(jù)合同類型，轉(zhuǎn)向不同的業(yè)務(wù)部門。根據(jù)合同金額轉(zhuǎn)向不同的審批人。4、可靈活設(shè)置流程返回的節(jié)點(diǎn)，如：退回發(fā)起人或某一指定節(jié)點(diǎn)。5、可以設(shè)置各級(jí)審批人查看不同的表單內(nèi)容，以及是否可以修改合同表單數(shù)據(jù)、合同文本。6、可以同時(shí)提交多人審批/會(huì)簽。7、提示合同的審批情況：如已發(fā)起、審批中、審批完成，方便跟蹤。（五）合同簽訂1、支持紙質(zhì)合同簽署掃描上傳。2、合同水印，支持水印功能，可自由定義水印顯示內(nèi)容。（六）合同歸檔1、合同審批結(jié)束后默認(rèn)狀態(tài)顯示未歸檔，系統(tǒng)可集中統(tǒng)計(jì)未歸檔合同。2、紙質(zhì)合同的歸檔管理、合同承辦人員應(yīng)將雙方簽字蓋章的合同拍照掃描上傳，作為合同附件，并提起歸檔申請(qǐng)，歸檔申請(qǐng)直接提交至合同管理員處，經(jīng)合同管理員確認(rèn)合同相關(guān)資料完整無誤后，確認(rèn)歸檔。（七）合同履行1、在合同履行過程中從不同角度對(duì)系統(tǒng)中的合同數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，能夠通過合同卡片統(tǒng)一顯示合同的狀態(tài)、收付款、發(fā)票情況等履行數(shù)據(jù)。2、支持合同變更，可以自定義合同變更的審批流程，并提供合同變更的依據(jù)、原因、影響，作為后續(xù)合同履行情況的評(píng)估依據(jù)，防范潛在的風(fēng)險(xiǎn)。（八）收/付款管理1、包括收/付款列表、排序、查詢、狀態(tài)、合同信息、導(dǎo)出等。2、實(shí)現(xiàn)對(duì)收付款的便捷統(tǒng)計(jì)查詢，可以按照收付等靈活配置收付情況臺(tái)賬，并提供關(guān)鍵詞查詢、模糊查詢等功能。3、支持發(fā)票查重功能。（九）預(yù)警控制管理1、能夠提供自定義的合同風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目設(shè)定，對(duì)于合同延期、付款逾期、發(fā)票逾期等多種狀況按照自定義風(fēng)險(xiǎn)設(shè)定進(jìn)行預(yù)警。2、支持合同執(zhí)行過程中的政策管理，分為按合同總額控制、按合同付款計(jì)劃控制、按發(fā)票金額控制。（十）查詢統(tǒng)計(jì)分析1、能夠提供合同報(bào)表配置平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)合同數(shù)據(jù)的匯總展示。2、能夠提供合同狀態(tài)、合同建立明細(xì)、合同補(bǔ)錄明細(xì)、合同變更明細(xì)、合同執(zhí)行報(bào)表等各種合同分析報(bào)表。（十一）移動(dòng)端要求1、能夠在企業(yè)微信中實(shí)現(xiàn)合同管理業(yè)務(wù)的各種審批流程的消息推送、流程處理。2、能夠在企業(yè)微信中查詢合同報(bào)表。（十二）系統(tǒng)集成功能1、與醫(yī)院現(xiàn)有企業(yè)微信集成，在企業(yè)微信中接收審批提醒、發(fā)起和審批流程、查看合同數(shù)據(jù)。2、與醫(yī)院現(xiàn)有短信平臺(tái)實(shí)現(xiàn)集成，推送審批信息提醒至手機(jī)。三、技術(shù)需求1、系統(tǒng)需私有化部署，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫、應(yīng)用均部署在院內(nèi)服務(wù)器。2、系統(tǒng)需支持2000用戶授權(quán)使用。3、可根據(jù)醫(yī)院用戶數(shù)變化，靈活的進(jìn)行系統(tǒng)部署及擴(kuò)展，例如增加服務(wù)器數(shù)量、采用虛擬化技術(shù)、集群技術(shù)，提高系統(tǒng)性能。支持市面各種主流的操作系統(tǒng)，如Windows、linux、國產(chǎn)操作系統(tǒng)等，各種主流的數(shù)據(jù)庫，如mysql、oracle、國產(chǎn)數(shù)據(jù)庫等。4、項(xiàng)目驗(yàn)收后，需提供至少1年的運(yùn)維支持服務(wù)。四、功能模塊功能模塊具體功能功能說明組織管理組織管理用于維護(hù)醫(yī)院多層級(jí)的組織架構(gòu)體系基礎(chǔ)配置相對(duì)方管理用于所有相對(duì)方的統(tǒng)一管理和展現(xiàn)合同分類用于建立合同的分類，不同分類可對(duì)應(yīng)不同審批流程