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附仵1項目工作要求一、電子卷宗隨案同步生成服務(全程無紙化)要求(一)案件材料/卷宗電子化甲方每年新增案件材料的掃描工作量巨大。如果由每個案件的辦案人員獨立負責各自案件的電子化掃描,則甲方工作人員基本都需要花費大量的時間去完成案件材料的掃描工作,無形中增加了大量繁雜性勞動,進一步影響辦案效率。通過本期項目的掃描服務建設,將紙質的案件材料/卷宗進行電子化。訴訟材料接收分為立案階段、審理階段、歸檔階段。案件均需由專人負責檔案接收工作,檔案接收嚴格按照甲方要求檢查接收案卷,案卷接收應以案卷轉移交單據(jù)核對案卷數(shù)量、案號或流水號,要求逐卷核查,雙方簽字確認。移交單一式兩份,甲方與掃描組各留一份。(二)卷宗流轉說明1、立案階段訴訟材料預審立案前:接收當事人或代理人提交的立案申請材料,對立案材料進行形式立案審查,對符合立案條件的即刻交由掃描崗進行掃描后引入電子卷宗,對不符合立案條件的,應當一次性告知當事人需補正事項,并將材料退回至當事人。審理中:接收當事人在審理過程中提交的紙質訴訟材料,對紙質訴訟材料進行必要性審核,并與電子卷宗內的材料進行核對,重復性材料應當退回至當事人。因甲方需要,乙方應當提供集中材料收轉服務,統(tǒng)一接收外部郵件,統(tǒng)一掃描等,還需要錄入相關節(jié)點數(shù)據(jù)。立案后掃描:經(jīng)立案后,將當事人或代理人提交材料交至電子卷宗制作中心進行同步掃描。輔助現(xiàn)場立案:布置掃描設備,輔助現(xiàn)場進行立案的當事人掃描紙質材料,并協(xié)助使用現(xiàn)場設備進行立案。導訴協(xié)助:接待現(xiàn)場當事人,根據(jù)當事人需求進行分流引導、預審當事人立案材料、引導當事人接受調解等相關的訴前工作。立案前掃描:由當事人或代理人提交材料至立案掃描崗統(tǒng)一掃描需要制作電子卷宗的紙質卷宗材料,再轉進行立案。第15頁共37頁集中拆件:對郵寄到法院的案件訴訟材料每日定時簽收,分類操作。屬于需要集中處理案件材料,進行處理登記后移交掃描崗位;屬于其他庭室或部門等無需進行集中處理的材料,進行甄別后分別退回或轉交。補充歸檔:對已經(jīng)完成歸檔的無紙化案件仍有新電子材料需要進入檔案的情況,需通過相應的系統(tǒng)操作,添加補充材料進入電子檔案系統(tǒng);有紙質材料需要一并歸檔的,添加進入該案卷紙質卷宗檔案。有紙案件參照上述執(zhí)行。庫房存量盤點:每個合同周期內至少提供一次院本部、執(zhí)行局庫房存量案卷的清點和提供電子表格清單的服務。2、審理至歸檔階段(1)材料收轉崗統(tǒng)一接收法官、法官助理、書記員等在各訴訟環(huán)節(jié)移送過來需要制作電子卷宗的紙質卷宗材料,由材料收轉崗對移送過來的卷宗進行登記,ˉ并流轉至掃描編目組,對卷宗進行整理、掃描、圖像優(yōu)化、精細化編目、質檢后上傳至電子卷宗系統(tǒng)。(2)掃描編目組將完成電子卷宗制作的紙質卷宗流轉到材料收轉崗,材料收轉崗在登記后將紙質卷宗材料交至中間庫。(3)案件結案后歸檔前,由案件承辦人員將電子卷宗轉入檔案庫,提交歸檔,由電子轉檔崗進行電子卷宗轉電子檔案。卷宗整理崗對電子卷宗與紙質卷宗進行核對,確認無誤后將紙質卷宗流轉至卷宗裝訂崗。歸檔前質檢:電子轉檔崗完成電子卷宗轉檔后,由承辦人對歸檔事項進行審核,通過后由質檢崗進行檔案質檢,質檢通過后接收上架,質檢不通過的應當退回至對應責任崗位進行處理。(ω卷宗裝訂崗將裝訂好的卷宗移送至檔案室,檔案管理員核對后進行接收歸檔,送入檔案庫房存放。(三)網(wǎng)上遞交材料流轉說明1、由當事人或代理人通過互聯(lián)網(wǎng)方式進行掃描、拍照等途徑將材料上傳。2、由立案窗口工作人員或交由第三方公司工作人員對所遞交材料進行逐頁審核,確認材料是否掃描清晰,符合電子檔案要求。3、對于審核通過的進行精細化編目后,移送至法官。(四)服務工作節(jié)點第16頁共37頁1、立案階段掃描時效:同步掃描訴訟服務大廳窗口(立案庭)工作人員收到當事人(代理人)提交的立案材料后,對材料進行檢查,提供的材料如果符合立案條件,在新綜合業(yè)務系統(tǒng)上進行立案后,將材料移送到材料收轉崗,再移送到電子卷宗掃描中心進行電子卷宗制作,制作中心完成電子卷宗制作后,將材料交回材料收轉崗送入材料中間柜;中間庫卷宗管理。提供紙質卷宗借閱/歸還服務,確保電子卷宗完整可信,提高法官閱卷體驗感。本環(huán)節(jié)需掃描的材料如下(包括但不限于):起訴狀、原告身份證明、授權委托書,送達回證、送達地址確認書,證據(jù)收據(jù)及當事人提交的證據(jù)。刑事案件包括起訴書、證據(jù)或證據(jù)目錄;2、庭前準備、開庭審理階段掃描時效:接收到材料后,2個工作日案件承辦人員在收到材料后主動移送以下材料(系統(tǒng)生成的己電子簽章電子簽名的程序性文書除外)至材料收轉崗,經(jīng)隨案生成中心完成電子卷宗制作后存入材料中間柜。此階段應完成以下材料清單如下(參考):被告身份證明、授權委托書、送達地址確認書、被告權利義務告知書,證據(jù)收據(jù)及原被告舉證證據(jù)、庭前會議、庭前準備工作筆錄,閱卷筆錄、庭審焦點、庭審提綱、開庭預案、開庭筆錄。首次編目:(1)對材料進行分析后準確命名。(2)分區(qū)重復名稱的多份材料。(3)對材料的類型進行準確標記,重要材料特殊標記,準確區(qū)分材料屬性。(4)確保同一材料為同一文件夾,切勿將同一份材料分割為兩個甚至多個文件夾。二次編目:(1)對首次編目名稱進行精細化加工。(2)對材料進行要素核對,確保材料要素提取正確。第17頁共37頁(3)核對材料類別、閱卷目錄、檔案目錄、歸檔信息、公開信息、送達信息屬性是否準確。3、結案階段掃描時效:結案前本階段應掃描的材料清單如下:審理報告、合議庭筆錄、審委會筆錄、裁判文書底稿、裁判文書正本、宣判筆錄、送達回證(二審案件送達回證可延長至歸檔前)、信訪風險評估表。4、上訴階段掃描時效:上訴前書記員將上訴紙質材料提交后,發(fā)起上訴事務,乙方在收到紙質上訴材料3個工作日內按要求完成電子檔案整理和紙質檔案整理工作,整理完成后根據(jù)要求移送上訴案件。上訴退案后新增材料歸檔。為確保檔案完整性,乙方對二審新增材料做紙質增冊歸檔工作。5、歸檔服務掃描時效:歸檔前一鍵歸檔要求:書記員將案件所有紙質卷宗材料進行提交后,在系統(tǒng)發(fā)起歸檔整理事務。乙方對提交歸檔的案件,根據(jù)甲方的歸檔要求,在7個工作日內完成紙質檔案整理、電子卷宗轉檔和推送、打頁碼、寫目錄、打印封面和檔案盒、打孔裝線、打印張貼條形碼、蓋章、質檢、檔案移送、上架等全部歸檔工作。歸檔階段紙質卷宗的掃描、檔案整理及上架參照檔案整理裝訂及檔案掃描環(huán)節(jié)及上架要求執(zhí)行。二、電子卷宗隨案同步生成服務(無紙化執(zhí)行)要求(一)案件材料/卷宗電子化甲方每年新增案件材料的掃描工作量巨大。如果由每個案件的辦案人員獨立負責各自案件的電子化掃描,則法院工作人員基本需要花費大量的時間去完成案件材料的掃描工作,無形中增加了大量繁雜性勞動,進一步影響辦案效率。通過本期項目的掃描服務建設,將紙質的案件材料/卷宗進行電子化。訴訟材料接收分為立案階段、審理階段、歸檔階段。案件均需由專人負責檔案接收工作,檔案接收嚴格按照法院要求檢查接收案卷,案卷接收應以案卷轉移第18頁共37頁