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—1—項目需求及要求一、項目內(nèi)容眉山市天府新區(qū)消防救援大隊籌備組成立截至2024年12月，庫藏檔案總量約168070頁，70%堆積未做檔案整理，30%在電腦里還未打印。所有檔案未進(jìn)行數(shù)字化，無專業(yè)檔案管理系統(tǒng)，電子數(shù)據(jù)未入庫，檔案查閱極為困難，檔案結(jié)果運用不佳。根據(jù)部局、省總隊及市支隊檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，建立完善大隊檔案管理整體制度。引進(jìn)專業(yè)檔案管理團(tuán)隊，對大隊成立截至2024年12月產(chǎn)生的庫存檔案，對現(xiàn)存實物檔案進(jìn)行重新分類、編號、密級變更、年限變更等工作，將實物檔案按規(guī)范重新歸檔、入庫，進(jìn)行數(shù)字化加工，形成可利用的電子檔案，并將電子檔案導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的查詢、應(yīng)用價值?！锒?、清單序號類別數(shù)量單位單價限價（元）1檔案整理168070頁0352檔案數(shù)字化168070頁0303著錄16000條0154檔案盒1000盒355檔案管理系統(tǒng)1項15000★三、技術(shù)、服務(wù)要求1對所有的庫存綜合檔案按最新標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集、分類、整理、打碼、上架等工序操作，利于后期實物查找。2對所有庫存綜合檔案進(jìn)行數(shù)字化：掃描、高清、著錄、數(shù)據(jù)備份、待錄入系統(tǒng)，并把原物裝訂歸檔。3建設(shè)內(nèi)容檔案室信息化建設(shè)內(nèi)容主要包含四個大方面，即：31檔案管理制度建設(shè)與提升根據(jù)《四川省消防救援總隊檔案管理規(guī)定（試行）》要求，建立檔案管理專門團(tuán)隊，與支隊檔案管理制度對標(biāo)，查漏補(bǔ)缺，完善檔案管理整體制度?！?—32歷史檔案規(guī)范梳理與重新歸檔根據(jù)《四川省消防救援總隊檔案管理規(guī)定（試行）》與《四川省消防救援總隊歸檔文件整理實施細(xì)則（試行）》要求的規(guī)則，對現(xiàn)存實物檔案進(jìn)行重新分類、編號、密級變更、年限變更等工作，將實物檔案按規(guī)范重新歸檔、入庫。33檔案數(shù)據(jù)采集對本單位各類檔案進(jìn)行檔案整理及數(shù)字化加工，形成可利用的電子檔案。34電子檔案管理與應(yīng)用建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案存儲、查閱功能。將電子檔案導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的有效管理、應(yīng)用價值。4建設(shè)規(guī)范與依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》（國家檔案局13號令）《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》（國家檔案局8號令）《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-2022）《四川省消防救援總隊檔案管理規(guī)定（試行）》川消辦〔2019〕93號《四川省消防救援總隊歸檔文件整理實施細(xì)則（試行）》川消辦〔2021〕139號5檔案整理加工51檔案接收511項目主管領(lǐng)取檔案；512檢查檔案完整性，發(fā)現(xiàn)檔案損壞需要及時反饋；513檢查檔案封面內(nèi)容與實際內(nèi)容的一致性，不一致需要及時反饋；514檢查檔案頁數(shù)與目錄頁數(shù)的一致性；515與檔案室簽字確認(rèn)。領(lǐng)檔原則：不損壞、不丟失、不泄密。52梳理及重新歸檔范圍—3—按照機(jī)關(guān)文件材料的歸檔與不歸檔范圍進(jìn)行庫存檔案狀態(tài)梳理，具體范圍如下：1）機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍（一）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；（二）本機(jī)關(guān)工作活動中形成的維護(hù)國家、集體利益和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；（三）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)的文件材料；下級機(jī)關(guān)報送的重要文件材料；（四）其他對本機(jī)關(guān)工作具有查考價值的文件材料。2）機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍（一）上級機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；（二）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務(wù)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，未生效文件，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部相互抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；（三）同級機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；(四）下級機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。53整理原則（一）歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。（二）歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（三）歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計算機(jī)管理或計算機(jī)輔助管理。（四）歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。54整理規(guī)范—4—541按照年度→類別→保管期限→機(jī)構(gòu)分類整理，已分類整理好的檔案仍按原來的方式不變。542原整理成卷的檔案仍按原來的方式整理。543去掉訂書釘?shù)冉饘傥铮?44將褶皺、不平、卷角的檔案盡量處理平整掃描裝訂；545對于不利于保管、裝訂的檔案，裱糊處理；546整理好的檔案以卷為單位，用黑色鉛筆在正面右上角或背面左上角空白處編寫頁碼，從1開始逐頁編寫，文件材料已印制或裝訂成冊并編有頁碼的，可以保持原有頁碼不變，有漏頁則需重新編寫頁碼，不允許出現(xiàn)漏碼、重復(fù)碼、跳碼等問題。547有文字、圖片、表格等均需編碼。55整理流程組件（件的組織）551件的構(gòu)成歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀(jì)要、會議記錄一般一次會議為一件，同一類會議記錄一年一本的，一本為一件；同一類介紹信存根一本為一件；來文與復(fù)文（請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函等）一般獨立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。552件內(nèi)文件排序歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。553分類